Искусство делового письма

Самая доступная и действенная книга по деловой переписке

2998 просмотров и 2 комментария

Почти никто не умеет писать грамотные и эффективные письма.

Причем, грамотные еще куда ни шло, а с эффективностью в России настоящая беда. Саша Карепина взялась за эту проблему, и вот решение.

Это моя любимая книга о том, как писать по-русски. Она коротка, как обеденный перерыв, и полезна, как здоровый сон. Понимая, что у многих нет и этого, сделаю дайджест.

(Засеките время)

1. Польза, вперед!

«Зачем мне это?» — спрашивает читатель, открывая ваше письмо. Заложите выгоду читателя в тему письма, в первые строки, в начало каждого абзаца. Не начинайте историю «от царя Гороха» или о том, какие вы молодцы. И тем более — не начинайте письмо с проблемы или претензии. Начните с выгоды.

2. Древовидная структура

Структурируйте письмо так, чтобы для понимания сути достаточно было прочитать первые два абзаца. Начните с главной мысли (в которой, само собой, будет выгода читателю). Подкрепите главную мысль основными аргументами в первом же абзаце. Не вдавайтесь в детали, дайте главное. Если после этого потребуются объяснения — давайте их в последующих абзацах.

3. Пишите по-человечески и для людей

Есть простые слова, которые выдают в вас человека, а не робота-убийцу из будущего. Это:

эмоциональные выражения («стремительный», «перелом»),

оценки («великолепный», «катастрофический»),

личные формы глаголов («делаю» вместо «делается»),

простые слова («объяснять» вместо «интерпретировать»),

короткие простые предложения,

упоминание чувств («меня очень расстроило, что…»).


Используйте эти слова и приемы, если вы пишете по-человечески и для людей. Даже в самой сложной ситуации человеческое отношение творит чудеса.

4. Красивый отказ

Саша Карепина дает элегантный алгоритм отказа:

Показать, что читали письмо с просьбой. Доказываем: говорим о деталях письма: «Я прочитал ваше письмо с просьбой выделить 10 миллионов на строительство детского сада».

Проявляем понимание и искренне сочувствуем.

Ссылаемся на обстоятельства, из-за которых мы не можем помочь.

Хвалим просителя.

Помогаем сохранить лицо: дайте человеку понять, что ваша помощь не так-то и хороша.

Предлагаем альтернативу и оставляем дверь открытой: в чем вы бы могли помочь и в каком случае к вам обратиться.

5. Изящная претензия

Строится по схеме отказа, с некоторыми особенностями:

Критикуем не человека, а действия или всю компанию. Избегаем личных атак. Получатель не должен воспринять претензию лично.

Проявляем сочувствие, помогаем сохранить лицо.

Обосновываем требования, которые теперь предъявляем. Объясняем, почему именно так и именно в такие сроки.

Вместе ищем выход.

Надеемся на лучшее.


(Уложились в 10 минут?)

***

И это лишь малая часть сокровищ книги. За рамками дайджеста остались оправдания, признания вины, общая стилистика, предваряющие фразы, создание образа, оформление письма и, пожалуй, главное — задорный стиль и неубиваемая веселость Саши. Российский дизайнер Артемий Лебедев как-то писал, что хорошей книги по копирайтингу не существует. Как по мне, вот это она и есть: изящная и вкусная, как конфета «Рафаэлло».



Книгу сделали в издательстве «Манн, Иванов и Фербер». Я ее скачал в «Аймобилке». Еще посмотрите сайт Саши Карепиной, там есть чему поучиться.