Эффективная задача

Как поставить задачу, которую захотят выполнить

2671 просмотр и 10 комментариев

Технически ставить задачу не сложнее, чем отправить письмо.

Правильно ее описать, спланировать и передать исполнителю куда труднее. Каждая компания устанавливает правила для организации труда: график работы, инструкции по безопасности, субординация, скрипты для звонков, отпуска. Все хотят, чтобы сотрудники работали эффективно, вели себя уважительно и не умерли от переутомления.

Программы для совместной работы вроде Мегаплана появились не так давно, поэтому правила для работы в них еще не успели устояться. Раньше ставила задачи неправильно, но за время работы в Мегаплане научилась делать это более эффективно. В сегодняшней рассылке я расскажу о частых ошибках в постановке задач и способах их исправления.

Участники

Сотрудники — основной ресурс компании. Эффективность компании зависит от эффективности сотрудников. Если вы берете на себя лишние задачи, ваша эффективность падает.

Иногда постановщики хотят подстраховаться и узнать мнение как можно большего числа коллег. Это сомнительное решение: чем больше участников в задаче, тем сложнее прийти к общему решению. Работа затягивается, обсуждение выходит из-под контроля, ответственность размывается.  В итоге исполнителю приходится отстаивать результат перед теми, кто не имеет к нему отношения.

Чтобы не увязнуть в спорах, добавляйте в задачу только тех, без кого вы не получите нужного результата. Если задачу без коллеги не решить, добавляйте его. А если вы просто хотите заручиться его поддержкой, справитесь сами.

Допустим, клиент ждет от вас документы. Договор готов, но бухгалтер должен его подписать, юрист — проверить, а секретарь отправить с курьером. Участники задачи: вы, бухгалтер, юрист и секретарь. Руководителя отдела продаж и генерального директора пока не отвлекайте.


Иногда сотрудник хочет ускорить работу и добавляет в задачу генерального директора. Этим он сам себя дискредитирует: вместо того, чтобы учиться договариваться с коллегами, он давит авторитетом директора.

Еще ситуация. Вы арт-директор компании. Дизайнер нарисовал макет для страницы сайта. Не добавляйте больше никого в эту задачу. Вы арт-директор, значит, решение за вами.


Когда вы добавляете в задачу лишних участников, вы перестаете контролировать ситуацию. Каждый навязывает свое мнение и ищет сторонников среди других участников. Диалог превращается в борьбу.

Боксерские перчатки


Если сомневаетесь, добавлять в задачу коллегу или нет, не добавляйте. По ходу обсуждения вы поймете, кого еще привлечь к работе.

С таким подходом вы становитесь ответственнее и не боитесь принимать решения самостоятельно.

Описание задачи

Правильно описать задачу — искусство. Мудрый постановщик умеет сделать это достаточно подробно, чтобы исполнитель все понял и достаточно кратко, чтобы он не запутался.

Если вы описываете задачу слишком подробно, исполнитель наверняка прочитает невнимательно и упустит что-нибудь важное. Поэтому сократите детали до минимума и перечитайте задачу так, будто видите ее впервые. Если все поняли, вы на правильном пути.

Плохо Хорошо

Андрей!

Две недели назад клиент из ООО «Рога и копыта» корпоративно заказал у нас визитки. По невнимательности наш менеджер выставил неправильный счет. Клиент заметил ошибку и был недоволен, даже хотел отказаться от наших услуг.

Ребята из отдела продаж его переубедили и за неудобство предложили 10% скидку. Теперь клиент внес предоплату и ждет визиток.Из-за задержки у нас есть только два рабочих дня на разработку и утверждение. Пожалуйста, разработай для них визитки и отправь макет менеджеру. Почта manager@rogaikopyta.ru, логотип и пожелания — в приложении

Андрей!

Клиент ООО «Рога и копыта» ждет визиток. Мы напортачили с документами, и теперь осталось только два дня на разработку и утверждение внешнего вида визиток.

Пожалуйста, сделай сегодня макет визиток и отправь их менеджеру. Почта manager@rogaikopyta.ru, логотип и пожелания — в приложении. Отпишись, когда будет готово


Лишние подробности мешают быстро разобраться в задаче. Поэтому будьте краткими, но снабжайте всей информацией, которая потребуется для решения. В нашем примере исполнитель сразу обозначил сроки, дал почту клиента и приложил исходные данные. Садись и работай.

Кресло


Писать слишком кратко — другая крайность. Так исполнитель не разберется в задаче с первого раза, начнет задавать вопросы и потеряет время:

Катя! Ребята из журнала «Дуров напишет» готовят материал о холодных звонках. Они написали мне как маркетологу компании, но это по твоей части. Вот вопросы…


Здесь исполнитель ничего не поймет: как отвечать, с кем связаться, что за материал. Помогите ему:

Катя! Ребята из журнала «Дуров напишет» готовят материал о холодных звонках. Просят ответить письменно в свободной форме до четверга. Они обратились ко мне, я сказал, что этим ты у нас занимаешься, и пообещал перенаправить вопросы. Они будут ждать от тебя письма с ответами. Когда будет готово, отправь на почту editor-victor@dp.ru. Вот вопросы…


Хорошо, если в конце задачи вы добавите вопрос. Так она превращается из навязывания в диалог, исполнитель берется за нее охотнее:

Катя! Ребята из журнала «Дуров напишет» готовят материал о холодных звонках. Просят ответить письменно в свободной форме до четверга. Они обратились ко мне, я сказал, что этим ты у нас занимаешься и пообещал перенаправить вопросы. Они будут ждать от тебя письма с ответами. Когда будет готово, отправь на почту editor-victor@dp.ru. Вопросы в приложении. Как ты думаешь, нам это нужно?


Хорошее описание задачи помогает сразу взяться за дело и ничего не упустить.

Обсуждение

Если задача связана с ошибкой кого-то из ваших коллег, появляется соблазн применить пассивную агрессию. Сдержитесь, от этого не будет пользы. Конструктивный диалог превратится во взаимные обвинения. Чтобы решить проблему, управляйте эмоциями:

Плохо Хорошо

Николай!

Ты снова отправил договор не на тот адрес. Я же тебе сказала, что клиент просил прислать его не в офис, а по юридическому адресу, который написан в документах.Теперь придется еще раз потратить деньги на курьера, чтобы переслать по верному адресу. Может, подарить тебе слуховой аппарат на день рождения, чтобы ты лучше слышал поручения?

Николай!

Мне позвонил клиент и сказал, что мы снова отправили договор не по тому адресу. Он просил прислать на адрес, который указан в документах, а ты отправил на адрес офиса.

Пожалуйста, отправь к ним курьера в офис, чтобы он отвез документы по верному адресу. Мне очень неприятно, что ты так невнимательно отнесся к этому делу. Мы потеряли время и деньги на доставку. Как мы можем предотвратить эту проблему в будущем?


Сарказм не вызывает у собеседника чувства вины. Лучше используйте правильную критику: коллеге станет стыдно, и он захочет исправиться. В противном случае получите только агрессию.

Еще одна проблема в общении по задаче — препирательства. Вы обсуждаете задачу с участниками, мнения расходятся, каждый приводит аргументы, обсуждение выходит из-под контроля. Единственное решение в этой ситуации — созвониться и обсудить проблему голосом. Это сэкономит время и нервы. Только не звоните по скайпу и не подходите без предупреждения. Обсудите, когда это будет удобно вам и коллеге.

В переписке участники беседы не различают тон собеседника, делают неправильные выводы и не контролируют эмоции. Разговор по телефону решает эту проблему и помогает добиться лучшего взаимопонимания.

Дедлайн

Задачи бывают срочными и постоянным. Например, «сотрудничество с издательством» — постоянная задача, она будет существовать, пока длится сотрудничество с издательством. По мере расширения сотрудничества, вы будете ее дополнять. Но таких задач не так много. Чаще мы работаем над срочными задачами с конкретным дедлайном.

Чтобы правильно поставить дедлайн, выясните, от чего он зависит и объясните это в задаче. Хорошее объяснение лежит в интересах исполнителя.

Плохо Хорошо

Марина!

Подготовь текст для клиента до пятницы, потому что на следующей неделе я ухожу в отпуск

Марина!

Пожалуйста, подготовь текст для клиента до пятницы. В понедельник мы отправляем на утверждение, а во вторник его разместят на сайте, потому что специальное предложение на товар у клиента действует со вторника


Хороший дедлайн разумно обоснован для исполнителя: если Марина не успеет написать текст, клиент не запустит акцию по плану, потеряет в продажах и уйдет к конкуренту.

Если вы просто ставите дедлайн и не объясняете его в соответствии с интересами исполнителя, у него нет мотивации успеть к сроку. Когда исполнитель понимает, с чем связаны сроки, он постарается вас не подвести.

Алгоритм

Постановка задачи кажется простым, житейским делом. Но на практике грамотно поставленная задача повышает эффективность, налаживает взаимопонимание между сотрудниками и формирует серьезное отношение к работе. За время работы в Мегаплане я выработала свой алгоритм, который помогает ставить задачи эффективно.


Оценить необходимость задачи. Это кажется смешным, но прежде чем ставить задачу, определите, нужна ли она и какую пользу принесет. Поговорите с тем, на кого собираетесь поставить задачу. Возможно, после обсуждения окажется, что вы обойдетесь без нее.


Обсудить заранее. Не ставьте задачу, пока не договоритесь о ней с исполнителем. В противном случае это будет ударом в спину: сотрудник работает в своем режиме и внезапно получает задачу с дедлайном на текущей неделе. Если он ее отклонит, поступит правильно: о задаче никто не предупредил, приоритетность непонятна, дел и так много. Чтобы задачу приняли, созвонитесь с исполнителем и обсудите ее.


Убедитесь, что исполнитель все понял правильно. Когда обсудите задачу, попросите объяснить коллегу, как он ее понял. Если вы этого не сделаете, окажется, что исполнитель понял все по-своему. Собеседник всегда слышит то, что хочет слышать. Пусть коллега расскажет суть задачи и опишет ожидаемый результат. Так вы будете точно знать, что подразумеваете одно и то же.


Описать и поставить дедлайн. После того, как вы обсудили задачу голосом, описать ее будет проще. Зафиксируйте тезисно все, о чем проговорили во время созвона, лучше по пунктам, так исполнителю будет проще ориентироваться в требованиях. Обязательно опишите результат. Уделите этому пункту особое внимание, это тот случай, когда подробности не бывают лишними.


Назначить ответственного. В хороших компаниях за задачу отвечает только один исполнитель. Если дело требует работы нескольких сотрудников, заведите отдельную задачу на каждого. Например, вы готовите страницу сайта. Вам нужен дизайнер, редактор и программист. Задача общая, но у каждого свой участок работы. Разделите ее на несколько так, чтобы обсуждали решение все совместно, а результат каждый показывал отдельно.


Принять результат. Не дергайте исполнителя постоянно. Если хотите контролировать процесс работы, лучше назначьте промежуточные этапы. Это дисциплинирует и помогает ориентироваться в сроках. А вы не будете похожи вот на этого назойливого парня:

Сова на ветке



Статья Люды Сарычевой